Mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte zum 1. Januar 2013 wird die bisherige Lohnsteuerkarte durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Die Angaben der Vorderseite der bisherigen Lohnsteuerkarte werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet.
Ab dem 1. November 2012 können Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer anmelden und die zum 1. Januar 2013 gültigen ELStAM abrufen. Im Rahmen einer „Kulanzfrist“ wird den Arbeitgebern ein selbst gewählter Einstiegszeitpunkt in das ELStAM-Verfahren im Laufe des Jahres 2013 ermöglicht (sogenannter Einführungszeitraum). Bis dahin gelten die vorliegenden Papierbelege (Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigung 2011/2012/2013, ggf. zusätzliche Bescheinigungen) mit allen Einträgen weiter fort.
Die ELStAM müssen spätestens für den letzten Lohnzahlungszeitraum 2013 abgerufen und angewendet werden. Wird die Entgeltabrechnung von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einem Dienstleister übernommen, erledigt dieser die im Zusammenhang mit dem ELStAM-Verfahren bestehenden Aufgaben des Arbeitgebers.
Einstieg des Arbeitgebers in das ELStAM-Verfahren
Um in das ELStAM-Verfahren einsteigen zu können, benötigt der Arbeitgeber in der Regel ein sogenanntes Organisationszertifikat. Die Registrierung erfolgt kostenlos im ElsterOnline-Portal unter www.elster.de. Mit diesem Zertifikat kann er seine Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anmelden. Dies kann sowohl über die eigene Lohnbuchhaltungssoftware als auch über ElsterFormular erfolgen. Der Arbeitgeber kann selbst bestimmen, ob er mit allen Arbeitnehmern gleichzeitig, oder zunächst nur mit einem Teil seiner Arbeitnehmer in das ELStAM-Verfahren einsteigt.
Die Pilotierung hat gezeigt, dass sich insbesondere für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Arbeitnehmern eine solche stufenweise Einführung der ELStAM empfiehlt.
Für die Anmeldung benötigt der Arbeitgeber das Geburtsdatum und die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers. Diese Angaben wurden auf der Lohnsteuerkarte 2010 oder auf einer Ersatzbescheinigung 2011,2012 oder 2013 aufgedruckt. Liegt dem Arbeitgeber im Einführungszeitraum keine Lohnsteuerkarte 2010 oder eine entsprechende Ersatzbescheinigung mit Steuerklasse I – V vor, muss eine Anmeldung als Nebenarbeitgeber mit Steuerklasse VI erfolgen. Nach der Anmeldung werden dem Arbeitgeber die ELStAM des Arbeitnehmers elektronisch bereitgestellt. Weichen diese von den bisherigen Lohnsteuerabzugsmerkmalen ab, müssen die bisherigen Entgeltabrechnungen nicht korrigiert werden. Wird die Anmeldung eines Arbeitnehmers oder der Abruf der ELStAM zurückgewiesen, kann der Arbeitnehmer eine durch das Finanzamt ausgestellte „Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“ vorlegen. Ohne Vorlage dieser Bescheinigung ist grundsätzlich die Steuerklasse VI anzuwenden. Änderungen der ELStAM werden dem Arbeitgeber mittels Änderungslisten zu Beginn eines jeden Monats elektronisch bereitgestellt. Endet das Beschäftigungsverhältnis, hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank abzumelden. Ferner sind dem Arbeitnehmer im Einführungszeitraum die Papierbelege auszuhändigen.
Weitere Besonderheiten im Einführungszeitraum
Die abgerufenen ELStAM sind grundsätzlich für den Lohnsteuerabzug anzuwenden. Abweichend davon kann die Anwendung der ELStAM nach dem erstmaligen Abruf mit Zustimmung des Arbeitnehmers bis zu sechs Monaten zurückgestellt werden. Dieser Zeitraum kann zur Überprüfung von Abweichungen zwischen den abgerufenen ELStAM und den bisherigen Papierbelegen genutzt werden. Grund für die Abweichungen können in den ELStAM nicht enthaltene Freibeträge sein. Diese sind grundsätzlich jährlich neu zu beantragen. Freibeträge, die für 2013 nicht neu beantragt wurden, sind in den ELStAM nicht gespeichert. Sie können deshalb auch nicht (mehr) berücksichtigt werden.
Die für den Lohnsteuerabzug zugrunde gelegten Papierbelege sind bis Ende des Jahres 2014 aufzubewahren. Weiter Informationen sind unter www.elster.de sowie in den Schreiben des Bundesfinanzministeriums unter www.bundesfinanzministerium.de erhältlich.